Verdeling van verantwoordelijkheden
Een belangrijk aandachtspunt betreft de verdeling van onderhoudsverplichtingen. Niet altijd is direct duidelijk welke VvE verantwoordelijk is voor bepaalde onderdelen van het gebouw, zoals daken, gevels of installaties. De splitsingsakten van zowel de hoofd- als de ondersplitsing zijn hierbij leidend.
Gescheiden administratie en beheer
Elke VvE is een zelfstandige rechtspersoon met een eigen bestuur en eigen verplichtingen. Dit betekent dat iedere VvE:
- een eigen administratie moet voeren;
- een eigen begroting en jaarrekening opstelt;
- verantwoordelijk is voor het beheer van de eigen gemeenschappelijke delen.
In de praktijk blijkt dat het onvoldoende gescheiden houden van administraties kan leiden tot financiële onduidelijkheid en aansprakelijkheidsrisico’s.
Stemverhoudingen en besluitvorming
Ook de besluitvorming binnen hoofd- en ondersplitsingen vraagt aandacht. De eigenaren binnen een ondersplitsing zijn gezamenlijk lid van de hoofd-VvE en hebben daar stemrecht. Wettelijk is bepaald dat dit stemrecht in beginsel wordt uitgeoefend door het bestuur van de ondersplitsing.
Dit brengt met zich mee dat binnen de ondersplitsing tijdig een vergadering van eigenaars moet worden gehouden, zodat vervolgens het bestuur van de ondersplitsing namens de ondereigenaars het stemrecht in de vergadering van de hoofsplitsing kan uitbrengen.
In de praktijk zien wij dat dit proces niet altijd goed is ingericht, wat kan leiden tot vertraging in besluitvorming of onduidelijkheid over geldigheid van besluiten.
Tot slot
Een heldere inrichting van verantwoordelijkheden, een strikt gescheiden administratie en een goed afgestemde besluitvormingsstructuur zijn cruciaal voor het goed functioneren van hoofd- en ondersplitsingen.
Heeft u vragen over dit onderwerp of loopt u in de praktijk tegen knelpunten aan? Neem dan gerust contact op met één van onze specialisten via info@rijssenbeek.nl.
