Voor besluiten waar een zogenoemde versterkte meerderheid (bijvoorbeeld 2/3e van het aantal uitgebrachte stemmen) is vereist, is voorts in alle MR’s bepaald dat een aanwezigheid van ten minste 2/3e van het maximaal uit te brengen stemmen is vereist. In het MR 2006 wordt overigens alleen in dat geval nog een quorum verlangd (artikel 52 lid 5 en 8).
Met het verlangen naar een bepaald quorum wordt beoogd te voorkomen dat een gering aantal appartementseigenaren besluiten kunnen nemen die voor de VvE, en voor haar leden, verstrekkende gevolgen hebben. Het quorum vormde tot 2006 altijd, en vanaf 2006 voor de belangrijkste besluiten, dan ook een waarborg voor het democratisch gehalte van de vergadering.
De aanwezigheid op de vergadering blijkt uit de vóór aanvang van de vergadering ondertekende presentielijst. Een eventuele gevolmachtigde tekent namens de volmachtgever. Deze presentielijst is bepalend voor het quorum. Wat nu als tijdens de vergadering één of meer appartementseigenaren, om hen moverende redenen, opstappen en daardoor minder dan het minimaal benodigde aantal stemmen aanwezig is? Een dergelijke handelwijze heeft geen invloed op het quorum. Een in de akte voorgeschreven aanwezigheidsquorum wordt in de praktijk namelijk zo vorm gegeven dat een eenmaal – vóór aanvang van de vergadering – vastgesteld quorum niet meer zal worden weggenomen doordat stemgerechtigden voor de stemming de zaal verlaten.
Indien minder dan de benodigde stemmen op een vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kunnen geen rechtsgeldige besluiten worden genomen. Uit alle MR’s volgt dan dat een nieuwe (tweede) vergadering zal moeten worden uitgeschreven, te houden niet vroeger dan twee en niet later dan zes weken na de eerste vergadering. In de oproep tot deze vergadering zal moeten worden medegedeeld dat de komende vergadering een tweede vergadering is als bedoeld in artikel 38 lid 6 MR 1992 (artikel 52 lid 6 MR 2006). Uit dat artikel blijkt dan dat over de tijdens de eerste vergadering aanhangig gemaakte onderwerpen (alsnog) besluiten kunnen worden genomen, ongeacht het aantal stemmen, dat ter vergadering kan worden uitgebracht, dus zonder met enig quorum rekening te houden.
Uit de praktijk blijkt dat bij een flink aantal VvE’s de noodzaak voor een tweede vergadering vooraf reeds met een vrij grote zekerheid is te voorspellen. De vraag is nu of het bestuur van de VvE op enigerlei wijze kan voorkomen dat appartementseigenaren en de (professionele) beheerder onnodig tijd vrij moeten maken voor een extra vergadering. Het belang van vertraging in de besluitvorming en extra vergaderkosten (porti en huur vergaderruimte) speelt uiteraard eenzelfde rol.
Soms vindt men de oplossing in een handelwijze, waarbij bij onvoldoende aanwezige stemmen in de eerste vergadering, deze eerste vergadering onmiddellijk wordt gesloten en vijf minuten later de tweede quorumloze vergadering wordt gehouden. Een eveneens in de praktijk toegepaste oplossing is een wijze van oproepen waarbij direct tot de tweede vergadering wordt opgeroepen, of waarbij tegelijk bij de oproeping voor de eerste vergadering wordt opgeroepen voor een tweede vergadering en daarbij expliciet vermeld wordt dat de eerste vergadering een papieren vergadering is en/of dat het niet de bedoeling is op de eerste vergadering te verschijnen.
Al deze varianten om de tweede vergadering te vermijden zijn evenwel beslist niet toegestaan. De reden daarvan is eenvoudig. Eerst een zijsprong: in de artikelen 2:120 lid 3 en 2:230 lid 3 BW – van toepassing op de vergaderingen van vennootschappen – is bepaald dat wanneer niet voldaan is aan een statutaire of wettelijke quorumeis, een nieuwe vergadering bijeen kan worden geroepen waarop ongeacht het aantal aanwezigen kan worden besloten. Voor die tweede vergadering zal evenwel de wettelijke oproepingstermijn in acht moeten worden genomen. Uit de parlementaire geschiedenis bij dit artikel blijkt dat het niet is toegelaten, dat een oproeping voor de eerste vergadering tevens een voorwaardelijke oproeping inhoudt voor een (direct) daarop volgende nieuwe vergadering, waarin ongeacht het quorum zal worden besloten. Zo ook een vonnis van de Rechtbank Utrecht uit 2004, waarbij de Rechtbank in een geval waarin een algemene ledenvergadering van een vereniging werd geschorst en direct daarna werd geopend om zo ´quorumloos´ te kunnen vergaderen, oordeelde dat de genomen besluiten nietig waren, omdat het voor de eerste vergadering vereiste quorum op deze wijze niet voor de tweede vergadering terzijde was gesteld.
Dat er, anders dan voor de vergadering van vennootschappen, voor de vergadering van verenigingen geen expliciete wettelijke bepalingen bestaan, maakte dit uitgangspunt niet anders. In een zaak betreffende een gewone vereniging, dus geen VvE, waarin de eerste ledenvergadering een besluit had genomen tot het houden van een tweede (of verlengde eerste) ledenvergadering vijf minuten later, oordeelde de Rechtbank Breda in 1987 dat een tweede vergadering eerst kon worden bijeengeroepen, nadat tijdens de eerste vergadering was geconstateerd dat het quorum niet aanwezig was.
Onder verwijzing naar voornoemde uitspraak van de Rechtbank Breda wordt in de literatuur vrij algemeen verdedigd, dat bij verenigingen een oproep tot de tweede vergadering pas kan plaatsvinden, na het ‘mislukken’ van de eerste vergadering. Een voorwaardelijke oproep voor een (direct) daarop volgende tweede vergadering is dus in beginsel niet toegestaan. Evenmin is het dus geoorloofd om de vergadering te schorsen dan wel te beëindigen en direct nadien te heropenen.
Veel genuanceerder echter een arrest van de Hoge Raad van 14 juli 2006 betreffende een geschil tussen een coöperatieve vereniging en een lid over de rechtsgeldigheid van een voorwaardelijke oproeping voor een op de algemene ledenvergadering aansluitende tweede vergadering. In de statuten van die vereniging was bepaald dat de algemene ledenvergadering alleen rechtsgeldig besluiten kan nemen als ten minste de helft van haar leden op die vergadering aanwezig was; maar dat als dit quorum niet werd gehaald, binnen een maand een nieuwe vergadering kon worden belegd, waarin ongeacht het aantal aanwezige leden rechtsgeldig kon worden besloten. Al jaren kwam slechts een zeer klein aantal leden naar de algemene ledenvergadering. In het huishoudelijk reglement was daarom bepaald dat tegelijk met de uitnodiging voor de vergadering een voorwaardelijke uitnodiging voor een tweede vergadering kon worden gedaan, die een uur later zou worden gehouden, in het geval dat het vereiste quorum voor de (eerste) vergadering niet aanwezig was.
De overeenkomsten met de hiervoor besproken zaken van de Rechtbank Breda en Utrecht zijn dat er tussen de eerste en de tweede vergadering geen nieuwe oproeping had plaatsgevonden, en dat de tweede vergadering korte tijd later – vijf minuten tot een uur – werd gehouden. Dat was in de kwestie van de Hoge Raad anders: daar hield de oproep voor de vergadering tevens een voorwaardelijke oproep voor een tweede vergadering op een later tijdstip in (dus met inachtneming van de statutaire oproepingstermijn). En wel voorwaardelijk in die zin dat die tweede vergadering slechts doorgang zou vinden, indien tijdens de eerste vergadering onvoldoende quorum aanwezig zou blijken te zijn. Uit de conclusie bij dit arrest wordt duidelijk dat dit vanuit de beschermingsgedachte van de quorumeis een aanzienlijk verschil oplevert. De Hoge Raad meende namelijk dat het voor de beantwoording van de vraag of de eisen van de redelijkheid en billijkheid in concrete verhoudingen worden geschonden – hier tussen een vereniging en een grote groep van kennelijk telkens niet in het bijwonen van een vergadering geïnteresseerde leden – aankomt op een waardering van alle omstandigheden van het geval in hun onderling verband. Derhalve moet de voorwaardelijke uitnodiging niet absoluut en categorisch verboden worden geacht. Ook tast volgens de Hoge Raad deze wijze van vergaderen het democratisch gehalte van de besluitvorming binnen de vereniging niet aan. Wij sluiten ons graag bij deze zienswijze van de Hoge Raad aan. Immers werving en motivering van de leden op basis van de door de vereniging gehanteerde oproeping, tevens voorwaardelijke oproeping, is voor de eerste als wel voor de tweede vergadering op dezelfde wijze even goed mogelijk en gewaarborgd.
Wat betekent dit nu voor de VvE? Kan de VvE bijvoorbeeld besluiten een vergadering over te slaan, of de tweede vergadering aan te laten sluiten op de eerste vergadering, dan wel bij de oproeping tot een vergadering aan de leden adviseren niet op te komen dagen? Neen. Anders dan bij de vereniging bedoeld in de voormelde zaak, dienen VvE’s de in de MR’s opgenomen termijnen voor het houden van de tweede vergadering in ieder geval in acht te nemen. In de betreffende artikelen (respectievelijk art. 36 lid 4 en 37 lid 5, 37 lid 5 en 38 lid 5, 38 lid 5 en 52 lid 6) is bepaald dat deze tweede vergadering niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste gehouden moet worden. Dit heeft voor VvE’s als consequentie dat een eerste vergadering sowieso separaat van een tweede vergadering zal moeten worden gehouden.
Wel menen wij dat voor VvE’s, met één of meer tussenstap(pen), een door de praktijk gewenst resultaat kan worden bereikt. De wijze van oproepen tot een vergadering hangt af van de feitelijke gang van zaken bij de betreffende VvE. Allereerst benadrukken wij nog eens dat de volgende mogelijke wijzen van oproepen alleen toepasbaar (en nodig) zijn als uit de praktijk van jaar en dag volgt dat op de eerste vergadering telkens te weinig stemmen aanwezig zijn. Verder hangt de wijze van oproepen onder meer af van de vraag of het gebruikelijk is, dat de wèl verschenen personen op de eerste vergadering acte de présence geven en op de tweede vergadering niet, of omgekeerd.
Het is uiteraard verstandig in de oproepingsbrief allereerst uit te leggen dat wegens de – lang bekende – problematiek van de te geringe opkomst, gekozen is voor een andere wijze van oproeping. Vervolgens adviseren wij om bij de uitnodiging voor de eerste vergadering te vermelden dat indien op de eerste vergadering het quorum niet wordt gehaald een tweede ‘quorumloze’ vergadering zal plaatsvinden op een reeds dan bepaalde datum, tijdstip en locatie (tussen 2 en 6 weken later). Het verdient verder aanbeveling in die oproepingsbrief expliciet op te nemen dat bij vaststelling van onvoldoende quorum verwijzing volgt naar de tweede vergadering, alsmede dat de eerste vergadering direct zal worden gesloten zonder verdere behandeling van de overige agendapunten. Het gemak zit hierin, dat dan voor de eerste vergadering als locatie het kantoor van de (professionele) beheerder of een locatie binnen het appartementencomplex kan worden genomen, in plaats van de gebruikelijke te huren (dure) zaal. Het laten plaatsvinden van de eerste vergadering op een kleine locatie heeft bovendien het voordeel, dat er dan sowieso weinig animo voor het daadwerkelijk verschijnen zal zijn. In het verlengde van het een en ander moet dan natuurlijk voor de tweede vergadering wèl een locatie worden uitgezocht ten aanzien waarvan men van tevoren kan weten, dat daar te nemen besluiten zullen worden genomen en waar men dus wèl aanwezig zou moeten zijn. In een geval waar meestal alleen leden verschijnen in de eerste vergadering, is min of meer het omgekeerde aan te bevelen: in deze oproeping zou vermeld kunnen worden dat de eerste vergadering in het “zaaltje” en de tweede ‘quorumloze’ vergadering op het kantoor van de (professionele) beheerder of een locatie binnen het appartementencomplex zal worden gehouden.
Een ander belangrijk element is, dat de bestuurder en/of de beheerder er tijdens de eerste vergadering op toeziet, dat de eventueel wèl aanwezige leden een volmacht invullen en ondertekenen, die tijdens de tweede vergadering kan worden gebruikt. Die leden behoeven dan dus in ieder geval niet voor de tweede vergadering terug te komen. Zo nodig kunnen er zelfs volmachten voorliggen, die reeds met de te nemen besluiten zijn ingevuld en waar het betreffende lid alleen nog maar hoeft aan te kruisen, inzake welke besluiten hij vóór of tegen stemt. Een zogenoemde beperkte volmacht dus.
Overigens blijft natuurlijk in stand, dat in het geval van weinig animo voor vergaderingen zoveel mogelijk vóór de (eerste) vergadering moet worden getracht om volmachten bij niet-verschijnende leden op te vragen. Ook die volmachten kunnen beperkt van aard zijn maar ook algemeen zijn gesteld, dus met betrekking tot alle zaken, die voor de vergadering zijn geagendeerd en tijdens de vergadering aan de orde zullen komen. Het middel van de volmacht is en blijft dus een belangrijk middel voor de VvE.
Conclusie: sla de eerste of tweede vergadering nooit over maar maak het de VvE wel gemakkelijker. De tweede vergadering kan immers vaak minder tijdrovend en minder kostbaar zijn.
Voor nadere informatie over dit onderwerp: mr. Mark van der Lubbe.
