Digitale uitnodiging voor vergadering toegestaan?

Alleen in het modelreglement 2006 wordt expliciet vermeld hoe om te gaan met de mogelijkheid van het digitaal verzenden van een uitnodiging voor de vergadering. In artikel 45 van het modelreglement 2006 is bepaald dat indien een eigenaar of schriftelijk gevolmachtigde hiermee instemt, de oproeping ter vergadering kan geschieden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht (e-mail) aan het adres dat door hem voor dit doel is bekend gemaakt.

Deze bepaling volgt hetgeen in de wet hieromtrent is bepaald. Uit artikel 2:41 BW lid 5 blijkt dat, tenzij de akte van splitsing anders bepaalt, bijeenroeping kan geschieden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat door hem voor dit doel is bekend gemaakt.

Kortom, uit het bovenstaande wordt duidelijk dat de oproeping voor de vergadering in beginsel per gewone post kan worden verzonden. De uitnodiging, met agenda, kan en mag echter ook digitaal aan een eigenaar worden verzonden. Echter, dit alleen indien de betreffende eigenaar daar expliciet (aantoonbaar) toestemming voor heeft gegeven met opgave van het emailadres waar de uitnodiging en agenda naartoe kan worden gestuurd.  De keuze voor de wijze van verzending ligt dan ook niet bij het bestuur of de vergadering. Een dergelijk besluit van het bestuur of de vergadering, zou zelfs in strijd zijn met het bepaalde in het splitsingsreglement; en daarmee nietig.

Voor vragen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met mr. Mark van der Lubbe.