In enkele oude(re) splitsingsreglementen komt het voor dat niet de mogelijkheid wordt gegeven om per volmacht op de vergadering te verschijnen. In dat geval kan een eigenaar slechts zelf in persoon de vergadering bijwonen en zijn/haar stem uitbrengen.
Als het splitsingsreglement de mogelijkheid biedt om per volmacht ter vergadering te verschijnen en te stemmen, is van belang te weten aan welke eisen een volmacht moet voldoen. Volgens de wet is een volmacht in beginsel niet aan vormvereisten gebonden. Echter, in alle modelsplitsingsreglementen is als vormvereiste opgenomen dat een volmacht schriftelijk moet worden gegeven. In het modelsplitsingsreglement van 2006 is bovendien opgenomen dat geen volmacht kan worden verleend aan het bestuur. Naast de eis dat een volmacht schriftelijk moet worden gegeven, zijn er nog andere beperkingen denkbaar die in het splitsingsreglement kunnen worden geregeld. Denk bijvoorbeeld aan het aantal volmachten dat een eigenaar mee naar een vergadering mag nemen.
Als niet aan de (wettelijke) vormvereisten wordt voldaan, is de door de gevolmachtigde ter vergadering uitgebrachte stem nietig. De stem van de volmachtgever wordt geacht niet te zijn uitgebracht. Dit heeft echter niet tot gevolg dat het besluit van de vergadering zonder meer nietig is of niet bestaat. Dat hangt van de stemuitslag af.
Vaak komt ook de vraag voorbij of een volmacht digitaal kan worden gegeven. Hieromtrent is in de wet niets voor de VvE geregeld. Echter, de modelsplitsingsreglementen laten de mogelijkheid van een digitale schriftelijke volmacht wel open. Een dergelijke volmacht is immers ook een schriftelijke volmacht. Denk bijvoorbeeld – maar niet uitsluitend – aan de mogelijkheid om de getekende volmacht als ingescand bestand per e-mail toe te zenden. Het verdient aanbeveling om indien gewenst het gebruik van een digitale volmacht nader in het huishoudelijk reglement te regelen.
Kortom, het is van belang om altijd in het splitsingsreglement na te gaan of de volmachtverlening daarin is geregeld en om daarnaast ook na te gaan of de afgegeven volmachten aan de (wettelijke) vormvereisten voldoen.
Heeft u vragen naar aanleiding van het bovenstaande, dan kunt u contact opnemen met mr. Mark van der Lubbe.
