VvE’s kunnen digitaal vergaderen vanwege tijdelijke wet COVID-19

1. De vergadering dient te worden uitgeschreven met inachtneming van de oproepingstermijn zoals in het splitsingsreglement is bepaald. In de uitnodiging dient (praktisch gezien) te worden vermeld dat:
   1. het bestuur of de voorzitter van de vergadering bepaalt dat leden geen fysieke toegang hebben tot de vergadering, en dat de vergadering langs elektronische weg voor leden te volgen is;
   2. de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering schriftelijk of elektronisch vragen kunnen stellen over de onderwerpen die in de uitnodiging staan (de agenda);
   3. de wijze waarop de leden hun stem kunnen uitbrengen.
2. De vergadering zelf dient door de leden te kunnen worden gevolgd via één of meerdere van de volgende communicatiemiddelen: e-mail, website, Audiostream, AV-stream, (groeps-)telefoongesprek of beeldbellen; AV-vergaderapplicatie.
3. Het bestuur of de voorzitter van de vergadering dient zich ervoor in te spannen dat tijdens de vergadering vragen kunnen worden gesteld door de leden via de onder 2 beschreven communicatiemiddelen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet gevergd kan worden.
4. De vragen die de leden hebben gesteld (zie onder 1.b.) moeten uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord en deze antwoorden dienen toegankelijk te worden gemaakt via de onder 2 beschreven communicatiemiddelen.
5. Het bestuur of de voorzitter van de vergadering kan bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van de onder 2 beschreven communicatiemiddelen. Hierbij is van belang dat de stemgerechtigden via het elektronische communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd. Het is dus van belang dat kan worden vastgesteld dat het daadwerkelijk de stemgerechtigde is die gebruik maakt van het betreffende elektronische communicatiemiddel. Dit kan dus ook een bij het bestuur bekend e-mailadres, telefoonnummer, e.d. van de stemgerechtigde zijn, zodat een gespecialiseerd softwaresysteem volgens de wetgever niet perse noodzakelijk is.
6. De stemgerechtigde brengt zijn stem tijdens de vergadering uit. Het bestuur of de voorzitter van de vergadering kan echter tevens bepalen dat het mogelijk is stemmen uit te brengen voorafgaand aan de vergadering. De stemmen dienen in dat geval op zijn vroegst dertig dagen voor de dag van die vergadering te worden uitgebracht.

Vanwege de tijdelijke wet kunnen VvE’s digitaal vergaderen met terugwerkende kracht tot 16 maart jl. en worden eventuele belemmeringen die volgen uit het splitsingsreglement weggenomen. Daarnaast kan het bestuur of de voorzitter van de vergadering bepalen dat de vergadering tot goedkeuring van de jaarstukken en vaststellen van de begroting wordt uitgesteld met in elk geval 6 maanden.

Voor eventuele vragen en/of opmerkingen kunt u contact opnemen met mr. Radboud Peutz.