Geluidsopnames binnen de VvE en AVG

Een geluidsopname bevat persoonsgegevens. Immers, zodra een opgenomen stem te herleiden is tot een persoon of als tijdens de vergadering over de NAW-gegevens wordt gesproken, bevatten deze opnames persoonsgegevens. In dat geval is de AVG van toepassing.
In artikel 6 van de AVG is bepaald wanneer persoonsgegevens mogen worden verwerkt. In alle gevallen dient het doel en de noodzaak voor de verwerking aanwezig en duidelijk te zijn. Dit is alleen anders als de eigenaars toestemming geven voor het maken van geluidsopnames. In dat geval hoeft geen sprake te zijn van noodzaak.

Aangezien de notulen geen woordelijke weergave hoeven te zijn van de vergadering van eigenaars, is de noodzaak voor het opnemen van de vergadering niet aanwezig. Dit betekent dat voor het maken van de geluidsopnames toestemming is vereist. Toestemming kan schriftelijk of mondeling worden gegeven. Daarbij dient het doel van de verwerking, bijvoorbeeld de geluidsopname gebruiken voor het uitwerken van de notulen, te worden benoemd. Vervolgens kan worden gevraagd of iemand bezwaren heeft tegen het opnemen van zijn stem tijdens de vergadering. Mocht dit het geval zijn, dan kan de voorzitter de opname pauzeren wanneer de betreffende persoon aan het woord is.

Kortom, er zijn verschillende situaties denkbaar waarin de AVG van toepassing is binnen de VvE.

AVG-startpakket
Om VvE’s en VvE-beheerders te ondersteunen bij het toepassen van de AVG, hebben wij een AVG-startpakket opgesteld. In dit pakket vindt u o.a. een:

• Uiteenzetting van de belangrijkste regels van de AVG die van toepassing zijn op de VvE;
• Stappenplan voor VvE-beheerders om te voldoen aan de AVG;
• Voorbeeld verwerkingsregister dat nader kan worden ingevuld;
• Voorbeeld samenwerkingsovereenkomst dat gebruikt kan worden tussen de VvE en een VvE-beheerder;
• Voorbeeldtekst inzake de verwerking van persoonsgegevens voor in de algemene voorwaarden van de VvE-beheerder;
• Voorbeeldformulier voor het uitoefenen van de rechten door betrokkene;
• Voorbeeld toestemmingsformulier;
• Algemeen stroomschema voor het verwerken van persoonsgegevens met toelichting.

Cameraprotocol
Aangezien veel VvE’s tegenwoordig besluiten om camera’s in de gemeenschappelijke ruimten op te hangen, hebben wij tevens een cameraprotocol voor VvE’s opgesteld. In dit cameraprotocol zijn onder meer regels opgenomen over het doel van het cameratoezicht, taken en verantwoordelijkheden, de digitale opslagruimte en beveiliging van de beelden, de bediening van het camerasysteem, verslaglegging en rapportage en inzage en uitgifte van opgenomen camerabeelden aan derden.

Voor vragen en het bestellen van een AVG-pakket en/of het cameraprotocol, kunt u contact opnemen via avg@rijssenbeek.nl.